bli mer produktiv

14 tips som kommer att öka din produktivitet

Definitionen av produktivitet är “maximala resultat på minimal tid”. För att kunna bli framgångsrik räcker det inte med att bara jobba hårt. Du måste också se till så att du använder din tid på bästa möjliga sätt. En av de vanligaste anledningarna till att folk ger upp är att de jobbar stenhårt men inte är så produktiva.

Detta leder till att de inte ser resultaten komma och därför tappar motivationen. Därför är det helt avgörande att du optimerar din produktivitet.

Så hur gör du det?

Idag kommer jag att visa idag, låt oss hoppa direkt till tips nummer 1 nu.

1. Hitta system och vanor som hjälper spara energi och tid.

Genom att ha system för hur du ska reagera på när någonting händer. Så gör det att det att du inte behöver använda lika mycket energi till att hantera situationen. Detta sparar energi till de aktiviteterna som är viktigast och mest energikrävande för dig

2. Planera din dag kvällen innan.

Att skriva en att göra list är bland det bästa du kan gör för att öka din produktivitet

Detta minskar risken för att du blir spontanstyrd. Att skriva en lista kommer även att spara dig energi över dagen eftersom att du inte behöver lägga energi på att tänka på vad det är du ska göra.  Detta göra även att du kommer att kunna tänka klarare. 

Det du gör genom att skriva ner uppgifterna är att du rensar din hjärna. 

Ett annat vanligt problem som att planera dagen innan är att du går upp på morgonen och kollar mailen direkt. Detta gör ofta så att du fastnar i att göra andras att göra listor istället för din egen. Istället skall det finnas med mailtid i din att göra-lista.

Jag brukar göra så att jag jag skriver ner alla uppgifter jag behöver nästa dag precis innan jag går och lägger mig. En annan sak jag brukar göra är att jag ger mig själv en deadline på varje enskild uppgift. Genom att göra det ökar jag min effektivitet och gör det enklare för mig att kunna lägga mitt fulla fokus på en specifik uppgift. 

Det finns en mängd appar för att göra att göra-listor det är även många som föredrar att ha sin att-göra lista nedskriven för hand. 

Fördelarna med att skiva ner din att göra lista på papper är bland annat att du slipper riskera att glömma öppna todo list appen på din mobil eller dator och därmed tappar din struktur. En annan sak som många föredrar med att ha sin att göra lista på papper är att det är skön känsla att stryka över med pennan när du har fått en uppgift gjord.

Fördelarna med appar är bland annat att du kan integrera dem i din mail och att andra verktyg på din dator. En annan fördel med apparna är att vi skriver snabbare på dator vilket gör att det tar mindre tid att göra. Du slipper även det där störande momentet om att du tappade bort pappret om du har den på datorn så länge du har ordning på det du har i din dator. 

De apparna jag skulle rekommendera för att-göra listor är: Notion, Todoist och priority matrix.

3. Sätt smarta och stora mål. 

Att sätta stora mål är någonting som både gör dig mer motiverad och fokuserad.

Ett problem som många har är att de sätter “realistiska” mål. Det är dock oftast inte målet i sig som är problemet utan att det alltid krävs mer än vad man tror för att uppnå sitt mål. Därför uppnår de dock inte sina “realistiska mål” ändå, så de sänker sitt mål för att inte behöva känna sig undermålig.. Om du sätter ett mål som är så pass högt att du känner dig maximal vet du att har gjort rätt.

Se dock över dina ambitionsnivåer, att sätta höga mål är inte för alla vissa paralyseras av dem och får inte något gjort.  

Testa att sätta mål och se vad som passar bäst för dig. 

Ett smart mål består av fem ingredienser. 

1. S -- Specific

2. M -- Measurable

3. A -- Attainable

4. R -- Relevant

5. T -- Time limited.

Att målet ska vara specifikt betyder att du behöver veta exakt vad som behövs för att du ska kunna uppnå det. 

En sak som kan hjälpa dig är att svara på dessa frågor:

Vad exakt är det som du vill få ut av att uppnå målet? 

Varför vill du uppnå målet?

Vilka svårigheter kan uppstå som kan hindra mig från att uppnå målet?

Vilka eller vem kommer ansvaret att ligga på?

Measurable står för att processen till att uppnå målet måste vara mätbar. Du måste veta om du ligger i takt eller om du ligger efter i processen till att uppnå målet. Tänk efter hur du har tänkt mäta målet och om mätsättet ligger i linje med det slutresultat du vill få ut av att uppnå målet. 

En annan viktig sak om du vill öka dina chanser för att uppnå dina mål är att ständigt göra utvärderingar där du kollar var du ligger jämfört med var du behöver ligga och vad du kan göra för förändringar för att bli mer effektiv.

Attainable betyder att du behöver göra dig säker innan du börjar jobba mot målet att du har de resurserna som krävs för att kunna uppnå det. Meningen med den här delen är att kunna se vad du behöver göra för att få så bra möjligheter som möjligt för att uppnå målet. Detta kan tex innebära att du behöver söka finansiering innan du börjar.

Relevant innebär att målet ska vara i linje med dina långsiktiga mål. Tex om dina långsiktiga mål är att öka din inkomst med 500% på 3 år. Då kanske det inte är särskilt relevant att ha som mål att få 100 likes på sin senaste instagram bild.

Timebound innebär att du sätter en deadline för när målet ska vara uppnått. Detta gör både så att ditt mål blir mer konkret men även så att du lättare kan planera vad som behövs göras under tiden framåt för att du ska kunna uppnå målet. 

Deadlines gör så att det blir svårare för dig att skjuta upp saker vilket ofta är en av de största hoten mot din produktivitet. En sak som är viktigt att tänka på när det kommer till deadlines är att du måste vara hård med även om de bara är för dig själv. Börjar du att skjuta upp deadlines för att du märker att hamnar efter så kommer du att förlora de positiva egenskaper som deadlines har. 

4. Tacka nej.

Ofta är det inte möjligheterna som vi tackar ja till som verkligen tar oss närmare våra mål. Det är alla de möjligheter vi tackar nej till. Genom att ha för mycket på bordet kommer vi varken att kunna lägga våran fulla energi eller tid på uppgiften. 

En annan anledningen till att det kommer att göra dig mer produktiv genom att tacka nej är eftersom att du då behöver kämpa för att putta igång flera stenar i rullning. Som du kanske vet så är det svårt att lyckas få en sten i rullning. Med andra ordet är det bättre att fokusera din insatser på ett ställe så att du kan få ett momentum.

Kom ihåg vi är alla olika duktiga på att hantera många uppgifter samtidigt. Därför är det avgörande att du hittar det som passar bäst för dig.

5. Börja med att äta den där grodan. 

Att börja med att äta den där grodan är en sak som kan göra dig mer produktiv eftersom att det handlar om att göra det viktigaste först.

Som sagt en att göra lista är bra. 

Dock finns det ett problem vilka många har. Man prioriterar inte inom sina listor, gör det.

Det är ofta några uppgifter som du skjuter upp eftersom att de känns jobbiga att göra. Dock är det ofta de uppgifterna som verkligen tar dig närmre dina mål.

6.  Multitaska inte.

En av de bästa sakerna du kan göra för att öka din produktivitet är att sluta multitaska

Kan du multitaska effektivt?

Isåfall tillhör du de 2 procenten som kan det.

För oss flesta andra är multitasking någonting som kan fullständigt döda våran produktivitet. Anledningen till det är någonting som kallas för uppmärksamhetsrester. Varje gång du byter fokus så är delar av din hjärna fortfarande kvar och jobbar med den förra uppgiften. Dettas gör så att du inte kan koncentrera dig och därmed inte alls bli lika produktiv.

För att undvika att multitaska är nästa punkt någonting som kommer att vara till stor hjälp för dig, det är nämligen att…

7. Minimera antalet distraktioner.

En vanlig uppfattning är att disciplin är det viktigaste som du kan ha för att uppnå stor effektivitet. Det är absolut viktigt att kunna pusha sig själv att göra saker när man inte känner för det. Systematisering är dock än viktigare än bara push.

Jo när du ser en chokladbit men väljer att inte äta den så tar det viljekraft från dig samma sak gäller med att inte kolla mailen hela tiden eller bryta någon av våra inbyggda vanor.  Anledningen till detta är pga att våran hjärna alltid väljer att alltid ta vilket innebär att vi väljer det som tar minst viljekraft för oss, det är därför det är så svårt att ta sig ur soffan och gå upp o träna, eller verkligen driva på emot satt mål.

Genom att förändra din miljö och viss mån ditt beteende kan du dock göra så att det blir lättare för dig att göra saker som är positiva för dig och svårare att göra saker som inte tar dig närmare dina mål. 

Dock är det är alltid svårt att bryta en inbyggd vana. Men det kommer att krävas mindre av dig om du får din miljö att jobba för istället för emot dig.

Övning för att minska din distraktioner

Steg 1. Skriv ner allt du har i ditt kontor/arbetsrum.

Tex:

“lampa”

“post it lappar”

“Bild på fru på bordet”

“fåtölj

“Gammal datorskärm”

m.m. 

Skriv nu.

Steg 2. Nästa sak som du ska göra är att du efter att du har skrivit upp allt tar och sätter ett + eller ett -- beroende på om föremålet är positivt eller negativt för din produktivitet.

Tex.

Post it lappar +

fåtölj --

m.m.

Steg 3. Sen raderar du det som är negativt mot din produktivitet och byter ut det mot saker som är positiva. Detta kanske är någonting som känns jobbigt att göra. Det tar tid och du har ju annat att göra. Men om du tar du tar dig tiden till att sätta upp din miljö för istället för emot dig så kan det gör så mycket som att dubblera din produktivitet.

Ett av de vanligaste källorna till distraktioner är ofta inte fysiska saker som vi har omkring oss även om det kan vara det. Ofta är de vanligaste distraktionerna hemsidor appar m.m. 

Därför skulle jag rekommendera dig att kolla på den här videon om hur du sätter upp din dator för maximal produktivitet:

8. Sätt rimliga förväntningar på dig själv. 

 

Ett annat sätt för dig att kunna öka din produktivitet är att sätta förväntningar på dig så att du inte har något annat val än att prestera. Tänk dig Muhammad Ali när han sätter press på sig själv genom att säga “I’m the greatest ever” 

Detta gör så att du inte har något annat val än att ta dig ur soffan och göra det du behöver göra. Det gör så att det inte bara är du som håller dig själv ansvarig det är en rad andra personer som hjälper dig med det.

 

9. Ha alltid resultaten i sinnet och va brutal när det gäller om uppgifter är värda att göra.

 

Detta går tillbaka till nummer 2 du måste vara helt säker på varför du gör uppgiften du gör. Kom ihåg att:

 

“busyness is a form of laziness”

undvik uppgifter enbart för att göra uppgifter fokusera till 100% på resultatet.

 

10. Fokusera på det du kan påverka.

 

 

En av de saker som påverkar vårt fokus och produktivitet mest är att vi lägger stor del av vår energi på saker vi inte kan påverka. Detta kan vara allt från oroa sig över saker som du inte har kontroll över eller klaga över saker som du inte kan påverka som tex vädret eller älta det förflutna. 

 

Detta ligger i vårt mänskliga DNA och är någonting som vi alla är duktiga på.

 

Jag kan inte betona detta tillräckligt. 

 

Hade vi lagt all den tid vi lägger på att klaga på att jobba lösningsorienterat så hade det lett till både betydligt mindre stress och större resultat. 

 

Om du märker att du fastnar i att oroa dig för något, klaga över något eller älta något, fråga då dig själv dessa frågor. 

 

“kan jag göra något åt det”

 

Om du inte kan göra något åt accepterade det och släpp det,  låt det inte stjäla din energi.

 

Om du däremot kan göra något åt det fråga då dig själv: 

 

“Vad kan jag göra åt det” “hur kan jag minska risken för att det inträffar” “hur kan jag vända den här situationen till min fördel.” 

 

Efter att du har ställt dig dessa frågor gör sen exakt plan över hur du ska gå tillväga utifrån svaren och börja handla nu!

 

11. Använd Eisenhower kvadraten

 

Beskrivning av Eisenhower kvadraten, Steven covey kvadraten eller bråskande/viktigt kvadraten. Alla dessa går ut på exakt samma sak att kunna prioritera vad som är viktigt och från vad som är oviktigt och därmed kunna prioritera bättre.

 

Läs vår artikel om hur du blir en mästare på att delegera

 

En av de bästa metoderna till att kunna utvärdera hur viktig en uppgift är kallas The Eisenhower matrix. Den fungerar så här:

 

När du kollar igenom din att göra lista, placera in varje aktivitet i den kvadrat den passar in i. 

 

Ett problem som många har är dock att de tror att kvadrat 3 aktiviteter är kvadrat 1 aktiviteter och detta beror på några orsaker:

 

1. Du har inte gjort dina mål 100% klara för därför har du ingen kompass som visar dig vad du ska göra.

 

2. Du är stressad. 

 

När vi är stressade känns allt som viktigt, detta är en av anledningarna till varför för mycket stress är dåligt för din produktivitet.

 

3. Du är inte helt ärlig mot dig själv.

 

Det finns flera anledningar till att du ljuger för dig själv. Antingen gör du det för att slippa göra saker du tycker är jobbiga eller för få göra saker du tycker roligare (kanske båda delarna). För att motverka detta förbättra din självkännedom.

 

12. Använd pareto principen.

 

Pareto principen även kallad 80/20 regeln. Här är en graf som beskriver vad regeln går ut på.

 

Pareto principen eller 80/20 regeln upptäcktes år 1896 av matematikern och ekonomen Vilfredo Pareto. Hur han lyckades med det var faktiskt av en slump. Under ett forskningsprojektet kring inkomstskillnaderna i italien snubblade han in på det. 

 

Det han såg var utmärkande 80% av all mark i landet ägdes av 20% av befolkningen. Detta var ett mönster som han även återfann i sin egen trädgård där 20% grödorna producerade 80% av maten. 

 

Det måste dock inte vara 80/20 i vissa fall är det så mycket som 90/10 eller tillochmed 99/1. Oavsett är dock principen den samma.

 

En liten del av insatsen leder till större delen av resultaten.

 

Genom att då kunna identifiera vilka aktiviteter det är och lägga större del av din tid på den delen som ger dig bästa resultat kommer det antingen leda till att resten av uppgifterna blir onödiga eller lättare att utföra. 

 

13. Ta bort onödigt fett

 

Leta ständigt efter onödigt fett som du kan ta bort..

 

Onödigt fett är aktiviteter som tar mer tid än vad de borde som du antingen skulle kunna ta bort eller korta ner. Ett exempel på detta är att du lägger 5 minuter på att svara på ett mail som du egentligen bara behöver lägga en minut på. Om du skickar 10 mail om dagen blir det 40 minuter du slösar varje dag. För att se vad det är som du behöver skära bort, för dagbok över läckage.

 

14. Hitta vad som funkar bäst för dig.

 

När det kommer till produktivitet så finns det inte en metod som funkar för alla. Vi lär oss på olika sätt och är bra på olika saker. Därför skulle jag råda dig att testa olika tekniker som du skulle kunna använda dig av. Anledningen till det är för att på så sätt hitta den metoden vilken fungerar bäst för dig. Testa dock inte flera av teknikerna samtidigt då är det lätt att du blir överväldigad och inte lyckas implementera någon av dem.

 

10 Tips på verktyg för att öka din produktivitet.

 

Notion 

 

En anteckningsapp som hjälper dig att på ett strukturerar sätt föra anteckningar, sköta din kalender och din att göra lista på ett och samma ställe.

 

De har även ett Chrome tillägg som hjälper dig att spara artiklar till att läsa senare. Detta hjälper dig med att inte tappa fokuset vilket lätt kan hända om du ser någonting intressant medans du jobbar. 

 

Webtime tracker

 

Den mäter vilka hemsidor du lägger mest tid på, detta hjälper dig att se var du slösar tid och var du därmed kan spara in.

 

Slack

 

Via mail kan meddelanden lätt försvinna i mängden och det kan även bli problem med att prioritera vad som bör besvaras. Slack är en app som tillåter dig att på ett enklare sätt kunna kommunicera med medlemmarna i ditt team. 

 

Block site

 

Block site är ett verktyg som blockerar dig från att gå in på vissa specifika hemsidor. Detta är ett sätt att minimera distraktioner och därmed minimera ansträngning som behövs för dig för att hålla dig fokuserad.

 

Mät ditt vanebyggande såhär med enbart papper och penna.

Empty new tab

När vi öppnar ett nytt fönster så är standardvalet att få dina mest besökta hemsidor rekommenderat för dig. Detta är någonting som kommer att skapa ett iver för att klicka på dem.

Gör du det så kommer du att tappa koncentrationen.

Gör du inte det kommer det att ta energi från dig eftersom att det kräver en ansträngning för dig att inte göra det.

Med empty new tab slipper du hela det här problemet genom att göra din startsida helt vit.

Google Calendar

Trots att det finns många appar med kalenderfunktioner är Google Calendar fortfarande den bästa. Den funkar på alla plattformar, funkar lika bra för såväl enskilda individer som för team och möjliggör även färgkodning.

News Feed Eradicator

Om du behöver använda dig av facebook är detta ett utmärkt verktyg för att kunna hålla dig koncentrerad ändå. Det är nämligen inte facebooks mål att du ska utföra din uppgift och lämna hemsidan. Deras mål är enbart att du ska spendera så mycket tid som möjligt på den. 

News Feed eradicator hjälper dig att radera en av de delarna som kan slösa störst del av din tid, nämligen nyhetsflödet. På så sätt kommer du att kunna använda facebook på ett mycket mer effektivt sätt.

Dashlane

Dashlane är ännu ett sätt för dig att kunna rensa din hjärna och därmed kunna fokusera på uppgiften du håller på med. Appens huvudfokus är att spara din lösenord vilket kan vara en huvudvärk många människor.

Screen recorder

Den här appen hjälper dig med att göra skärminspelningar. Detta är något du bland annat kan använda dig av när det kommer till att lära medarbetare exakta processer för hur ett projekt ska utföras.

Om du är seriös när det kommer till att du utveckla ditt och ditt teams produktivitet klicka här.