Distansarbete har ökat med 91% de senaste 10 åren, iochmed Coronakrisen så har det fullständigt exploderat. Det är inte lätt att leda på distans. Ständiga missförstånd leder till att man knappt gör några framsteg. Dessutom blir det inte samma laganda heller… men måste det vara på det sättet?

Kort svar: Nej

Lite längre svar: Du kan helt klart leda på distans på ett precis lika om inte mer effektivt sätt än att leda på plats. Idag ska jag visa dig hur!

Problem med att leda på distans

För att kunna leda effektivt på distans måste du börja med att förstå de problem och utmaningar som uppkommer med detta sätt att leda. Här är de:

Det är svårare att skapa sekt på distans

Nej, jag menar inte att du ska skapa en sekt… Dock är det en sak som sekter har väldigt starkt av. Detta är sammanhållning och teamkänsla. Vi har sett flera exempel på sekter där medlemmarna varit beredda att offra sina mycket för gruppen.

Den typen av kraftig laganda är en av de mest värdefulla delarna i en stark organisation. Senare i artikeln kommer jag att berätta för dig precis hur du skapar starka team på distans.

Svårare att få lika tydlig kommunikation när man leder på distans

Att det är är lättare för missförstånd att uppkomma på distans finns det inga som helst tvivel om. Anledningen till det är att du inte kan checka in för att dubbelkolla med dina medarbetare på samma sätt. Dessutom får du inte heller alla de kroppsliga signalerna som du får när du kommunicerar live med en person. Detta är någonting som leder till att viktig information lätt kan missas vilket kan skapar kraftiga förseningar.

En annan sak som detta i sin tur leder till är onödiga konflikter. Anledningen till det är att missförstånd lättare kan ske vilket kan både kan sätta käppar i hjulet blossa upp småsaker. Detta är någonting som leder till att många ledare blir micromanagers för att undvika missförstånden. Dock finns det bättre sätt att lösa detta.

Jag kommer till det sen… 

Men först till nästa problem.

Tillitsbrist

En anledning till att det lätt kan skapas tillitsbrist på distans är att man inte stöter ihop med varandra på samma sätt som man gör när det kommer till att ses i verkligheten. Då kan ni inte uppdatera varandra på samma sätt samtidigt som ni inte ser personens kroppsspråk. Detta leder i sin tur till misstankar vilket både kan skada er lagkänsla och er produktivitet.

Det leder till att ledare skickar flera mail om dagen med instuktioner. Det finns tillochmed mjukvara som tar screenshots då och då och skickar till chefen för att se till att den anställda verkligen jobbar.

Detta är någonting som skapar stress för alla inblandade. Dina medarbetare kommer lätt att tappa motivationen. Dessutom kommer du ständigt vara orolig över huruvida de verkligen kommer att få jobbet gjort.

Fördelar med att leda på distans

Ser du bara nackdelar så kommer du dock gå miste om en hel del. Det finns nämligen stora fördelar att hämta från att ha medarbetare som arbetar på distans. Här är de!

Dina anställda behöver inte fokusera på pendling

Att inte behöva sitta i bilköer en timma om dagen är någonting som kan få en människa att må betydligt bättre. Detta leder till att personen därmed kommer att kunna lägga ett större fokus på jobbet. Du har säkert själv märkt att du inte kan lägga optimalt fokus på att jobba när du är irriterad på något annat. Detta kanske låter bagatellartat. Men detta är en av anledningarna till att DISTANSARBETARE ÄR MER PRODUKTIVA.

Detta leder oss till nästa och antagligen den viktigaste av alla fördelarna.

Distansarbetare har visat sig vara mer produktiva 

Ja detta är någonting du kanske har hört fler gånger och tvivlar nog fortfarande på. Så låt mig börja med lite statistik kring distansarbete. Sen går jag jag in på anledningarna till att distansarbetare är mer produktiva.

77% av deltagarna i en studie från coso cloud sa att de är mer produktiva när de jobbar hemifrån.

I en annan studie gjord av flexjobs så sa 66% av deltagarna att deras produktivitet ökade när de inte var på kontoret. Hela 76% sa även att de är fler distraktioner på jobbet än vad det är utanför. Dock måste jag säga att dessa studier inte ger en helt tillförlitlig bild. 

Det kan ju trotts att vara så att personerna säger att de är mer produktiva bara för att de föredrar att arbeta hemma. Det är helt enkelt inget vi kan veta.

Anställda på ett call-center erbjöds dock att jobba hemifrån. Detta resulterade till en 9% ökning av deras prestation. Liknande resultat har även skett i en studie gjord av Ctrip. 

Så ja det kan öka produktiviteten men vad är då anledningen till det?

1. Dina anställda ser dig inte

Va hur kan det här öka produktiviteten? Låt mig förklara. När du arbetar på distans syns det inte att du jobbar. Därför blir det extra viktigt att du kan visa att du verkligen gör det. Hur? Via resultat. Detta kan vara en av de viktigaste anledningarna till att distansarbetare även arbetar 1,3 dagar mer i månaden än deras platsanställda gemener.

2. Det blir ett större fokus på jobbet

När de anställda arbetar på distans får de en större möjlighet när det kommer till att fokusera. Det är inte kollegor på samma sätt som ständigt dyker upp för att fråga om penna, en mapp etc. Dessa frågor kanske inte tar särskilt mycket tid. Men pga uppmärksamhetsrester så är det någonting som kan göra att det tar upp till 30 minuter igen för dina anställda att komma in i flow. 

3. Dina anställda mår bättre

Detta är någonting som jag redan nämnt flera gånger i texten, dock förtjänar det en egen del. Anledningen till detta är att studier visar att lyckliga anställda är 13% mer produktiva. Och… andra studier visar även att personer som arbetar på distans har en 22% högre benägenhet att vara nöjda med sina jobb.

Du sparar pengar

Att ha anställda som arbetar på distans är någonting som inte kommer att spara dig pengar på ett sätt utan på flera olika. Här är några av de:

• Du behöver mindre kontorsutrymme vilket innebär lägre hyror
• Lägre sjukersättningar(eftersom att personer som arbetar på distans inte är sjuka lika ofta)
• Lägre elkostnader
• Total radering av arbetsplatsolyckor

Distansarbete innebär lägre åtgång på anställda 

Ja, anställda som arbetar på distans är faktiskt lojalare än de som arbetar på plats. Förvånande? Ja förstår dig. Första tanken är att de inte har alls lika stor möjlighet när det kommer till att bygga relationer med de andra anställda och därmed ha en större lojalitet. 

Men enligt research gjort av key remote work statistics så är faktiskt åtgången på anställda hela 25% lägre hos företag som erbjuder distansarbete. Den huvudsakliga anledningen till det är att förmånerna som distansarbete innebär, gör att de till en högre grad blir nöjda med sina jobb. 

Detta är ytterligare någonting som kommer att spara dig stora slantar som företagsägare. Den genomsnittliga anställning kostar nämligen mellan 15,000 till 100,000 kr. Att behöva göra en nyanställning mindre om året skulle bara det med andra ord kunna spara dig stora summor.

Du är inte begränsad till att anställda i samma stad eller land

Detta är ytterligare ett sätt för dig att kunna spara stora summor. Samtidigt är det också ett sätt för dig att kunna öka dina möjligheter till att hitta de bästa möjliga medarbetarna. Titta: Om du bara har möjlighet att anställa människor i tex Stockholm eller Göteborg så begränsar du dig till mindre än 1% av alla möjliga talanger. 

Eftersom att en felställning i genomsnitt kostar 700,000 kr så blir det ganska självklart att ett större utbud skulle kunna spara dig mycket pengar. Den svåraste delen när det kommer till att driva företag är ju trots allt att hitta rätt folk. 

Nästa sätt som du kommer att kunna spara stora summor på  är genom att anställa människor i länder med svagare valuta. Genom att tex anställa mjukvaruingenjörer från Manila eller New Delhi så kommer du att kunna få precis samma kvalité på arbete för så lite som en tjugondel av kostnaderna. 

Hur du kan leda effektivt på distans

Så, nu har du koll på för och nackdelarna på att leda på distans. Nu till det du kom hit för. Att eliminera nackdelarna och maximera fördelarna. Så hur gör du det? Låt oss hoppa rakt in på det.

Kommunicera mer

Om du vill kunna leda mer effektivt på distans är det här det absolut mest grundläggande. Många chefer gör nämligen misstaget att inte byta ut all de micromöten som sker när man jobbar på plats. 

Detta kan handla om småsaker kring projekt, någonting som en kund sa, etc. Oavsett vad det är så är det ofta dessa mindre saker som kan kännas helt onödiga.

Det är den här microkommunikationen som ofta leder till nya idér som kan utveckla företaget. Dessutom är det även den här typen av kommunikation som skapar en stark företagskultur och gör så att ni kan undvika allvarliga misstag. Så nu när du vet att mer kommunikation behövs så går vi nu över till nästa steg. Hur du utvecklar ett system som gör det enklare för er att kommunicera även om ni inte befinner er på samma plats.

Använd mer webb-möten

Detta är någonting som är mycket bättre när det kommer till att bygga en sammanhållning än tex mail. Att faktiskt kunna se de andra personerna prata är någonting som kommer att göra det mycket enklare för er att bygga en stark kultur. 

Ha regelbundna möten

Ha iallafall ett möte minst en gång i veckan där ni går igenom: 

• Vad ni gjort under veckan, 
• Vilka utmaningar ni haft 
• Vad ni behöver planera in framöver. 
• Kommande utmaningar
• Utför social tid/ fika ihop

Detta är någonting som kommer att göra det mycket lättare för er att samarbeta vardagligt. 

Vet de andra medarbetarna att en i teamet håller på med ett stort projekt med tight deadline så kanske det inte är jättebra att dubbelkolla allt med honom just den veckan. Med andra ord skapar det ett bättre samspel. Dessutom blir det även mycket svårare för missförstånd att uppstå vilket annars kan vara ett stort problem.

Kommunikationen måste vara  extra tydlig

När du skickar ett meddelande till någon i ditt team. Dubbelkolla med personen för att se så att personen verkligen har förstått. Otydlighet är ett problem i största allmenhet när det kommer till att delegera, men när det sker på distans kan det vara extra allvarligt. 

Anledningen till det är eftersom att medarbetare ofta har ett större motstånd för att dubbelkolla då de inte ville störa. 

I resten av den här artikeln kommer jag visa exakt hur du löser det problemet och gör din kommunikation så tydlig som möjligt.

Skapa en ersättare till kaffemaskinen

Detta “tricket” kanske är det mest avgörande när det kommer till att skapa en stark kultur på distans. Tillfället när medarbetare stöter ihop med varandra påväg till kaffemaskinen, toaletten eller liknande är nämligen en viktig del när det kommer till att bygga en gemenskap. 

Ofta diskuteras det inte i första hand jobbrelaterade saker då utan allt från vad de ska göra sen till hur familjen mår. 

Oavsett vad så bidrar det till att skapa en kraftigare nivå av connection mellan de anställda eftersom att de på det sättet lär känna varandra på ett djupare plan. Så vad kan du då göra för att ersätta kaffemaskinen? 

Jo det du kan göra är att öppna en Slackkanal som du kallar för kaffemaskinen. Där kan vad som helst diskuteras, oavsett om det är jobbrelaterat eller ej. 

Dennis Nobelius som är VD på Zenuity berättar sin intervju med mig om hur hans anställda har öppnat en fitness kanal på slack. Det gör på ett så mycket större plan att jobbet inte bara är ett jobb, ni umgås när det kommer till träning och annat med. Detta gör så att invändningen om att kulturen bli svagare blir så gott som bortblåst.

Använd screenrecordings

När det kommer till att skapa en starkare tydlighet i kommunikation är detta ett hett tips. Genom att använda dig av screenrecordings kommer du nämligen att kunna visa anställda exakt vad som behövs göras. Därmed skapar du processer som kan eliminera missförstånd så gott som helt. 

Faktum är att detta inte bara bör användas av distansteam(även om det är ännu viktigare då). Även när det kommer till team som arbetar på plats så är det ett riktigt viktigt och underanvänt verktyg som du kan använda för att:

• Träna medarbetare på ett effektivare sätt
• Eliminera missförstånd
• Skapa processer som gör att ni sparar tid
• Minimerar risken för kostsamma misstag.

Visa empati

När det kommer till att leda på distans är misstänksamhet ett vanligt problem. 

Då är  det någonting fullständigt avgörande att kunna visa tillräckligt med empati för att kunna inse att de kommer att kunna ta ansvar.  

Faktum är att jag skulle säga att empati är en av de mest grundläggande saker när det kommer till att bli en bra ledare. Utan det kommer inte människor vilja följa dig.

Oavsett om det handlar om att visa vilken plats de har i er vision, eller att kunna se vad de faktiskt är som dina medarbetare söker i jobbet så är det upp till din empati. 

Men när det kommer till att leda på distans blir det extra viktigt. Det är nämligen lätt att erat förhållande blir väldigt kallt när ni enbart kommunicerar genom skärmar. Då kräver det empati till en större nivå en annars.

Mät olikas anställdas arbetstid samt resultat

Om olika anställda uppnår samma resultat på olika tid, så innebär det att någon av dem gör jobbet effektivare. Detta är någonting du kan använda dig av för att göra hela ert team mer produktivt. Sättet du gör det på är genom att med hjälp av den informationen sätta upp system som gör så att alla dina medarbetare kan arbeta på effektivast möjliga sätt.

Tar de mer effektiva medarbetarna korta raster som tillåter dem att fokusera bättre? Avklarar de alla korta uppgifter direkt vilket gör att de inte stannar kvar i deras huvud och stör deras fokus? Oavsett vad det är som de gör kan resten av ditt team ha mycket att lära av dem. 

Detta är dock ingenting som du kommer att kunna få reda på om du inte har ett system som mäter de olika anställdas arbetstider och resultat. Därför är det avgörande att du gör det. Dock är en sak viktig att poängtera… Folk är olika, en sak som funkar för någon behöver inte göra det för alla.

Anpassa efter olika tidszoner

Om du anställer folk från olika tidszoner är det viktigt att du anpassar dina möten därefter. Detta kanske inte låter som någonting stort. Det är inte avgörande. Dock är det fortfarande någonting som kan leda till problem om flera anställda behöver gå upp mitt i natten för att ha Skypemöte. Då är det bättre att ni anpassar det på så sätt så att ni istället har 2 möten i veckan så att alla iallafall kan delta vid ett av mötena.

Skapa system

System är någonting som du inte bara bör utnyttja om du leder på distans. I nästan alla organisationer kan system och checklistor leda till ökad produktivitet. Här är några av de största fördelarna:

• Friar upp dina anställdas mentala bandvidd till annat som är viktigare.
• Raderar stressen över huruvida de missat någonting i processen
• Gör att genomförandet blir lättare och snabbare eftersom att ingen tid behöver läggas på att tänka på vad som ska göras.
• Minskar risken för att det uppstår några allvarliga fel.
• Skapar en snabbare lärokurva för nyanställda
• Gör så att du behöver lägga mindre tid på att managa och därmed kan lägga mer tid på viktigare aktiviteter.

Ja fördelarna är många med att ha effektiva system. Dock uppkommer ofta en vanlig invändning mot att systematisera saker. Det är att det skulle göra oss mer statiska. 

Anledningen till det är att det nu bara är ett system som följs utan något egentligt ifrågasättande vilket därmed inte leder till någon utveckling. Detta är inte det rätta sättet som systematisering bör ske på.

Några viktiga saker när det kommer till system och checklistor är att det måste vara ett ramverk, inte satt i sten. Detta innebär med andra ord att det är fritt fram för anställda att ändra systemen för för att på så sätt kunna göra de så effektiva som möjligt. Dessutom kommer det att då bli lättare att anpassa systemen efter vad som passar varje anställd bäst.

En annan vanlig invändning när det kommer till system är att det förstör kreativiteten inom organisationen. Detta kan inte vara längre från verkligheten. Genom att ha system för alla de saker som är mer monotona kommer du ha mer energi över som du kan använda till de mer kreativitetskrävande uppgifterna.

Gör ni detta kommer du inte lägga tid på att tänka på dessa enklare saker. Då kan du rikta din energi på den större bilden om hur du kan växa företaget. Detta är dock inte någonting som är möjligt om ni hela tiden går runt med stress över huruvida någonting verkligen kommer att bli gjort. Därför är det fullständigt avgörande att ni har system som hjälper med detta.

Men varför är system så viktiga när det kommer till att arbeta på distans?

Jo anledningen till detta är enkel… eftersom att ni inte ses dagligen så kollar ni inte av alla de små sakerna med varandra. Detta gör att det lätt kan skapas stress över huruvida en anställd verkligen har gjort allt som behövs göras om det inte finns klara steg.

360 reviews 

Detta kan vara ett bra alternativ när du leder en organisation på distans. Anledningen till detta är att det inte sker det där naturliga mötena där anställda kommer till dig och klagar. 

Därför är 360 reviews någonting som kan vara ett riktigt bra alternativ. Anledningen till det är de då låter olika anställda ge en sammansatt bild över deras syn på varandra. Samtidigt ger det även feedback på vad hen skulle kunna göra bättre. Dock finns det samtidigt nackdelar. Helt enkelt passar den inte inom alla organisationer. I den här artikeln från The Balance Careers får du en full överblick över allt du behöver tänka på innan du implementerar den i ditt system.

Fira tillsammans

Detta är en av de viktigaste sakerna för att kunna skapa en stark sammanhållning inom ditt team. Många företag som har anställda på distans gör inte det. Detta leder till att det inte alls blir en så stark laganda som det skulle kunna vara. 

Därför är detta någonting som jag verkligen skulle rekommendera dig att göra. Oavsett om det handlar om en virtuell after work eller vad ni än väljer att göra så kommer det att stärka er teamkänsla.

Ses live 

Ja du har ett team som du leder på distans med alla fördelar som det för med. Dock skulle jag rekommendera dig att ni iallafall minst 1 gång om året ses live i ett par dagar. Detta kommer att göra er sammanhållning så mycket starkare eftersom att ni faktiskt får träffa varandra på riktigt och därmed lära känna varandra bättre.

För att sammanfatta det.

Problem med att leda på distans

1. Det är svårare att skapa sekt på distans
2. Distansarbete har visat sig vara mer produktiva än andra
3. Tillitsbrist

Fördelar med att leda på distans

1. Dina anställda behöver inte fokusera på pendling
2. Distansarbetare har visat sig vara mer produktiva än andra. Anledningen till det är följande:

• Det blir lättare för dina anställda att koncentrera sig.
• De vill visa att de kan hantera previlegiet de har blivit tilldelade
• De mår bättre och anställda som mår bra är mer produktiva.
• Chefen ser dem inte vilket gör att de behöver visa att de jobbar via resultat.

3. Du sparar pengar
4. Dina anställda håller sig lojala till en högre grad
5. Du är inte begränsad till att enbart anställa där ni är verksamma

Vad du behöver göra för att få det att funka

1. Kommunicera mer
2. Använd video mer
3. Ha regelbundna möten
4. Dubbelkolla och se till så att er kommunikationen verkligen är tydlig
5. Skapa en ersättare till kaffemaskinen
6. Använd screenrecordings
7. Visa empati
8. Mät olikas anställdas arbetstid samt resultat
9. Anpassa efter olika tidszoner
10. Skapa system
11. 360 reviews 
12. Fira tillsammans
13. Ses live

Om du gillade den här artikeln se till att spana in den här om att motivera medarbetare på bästa möjliga sätt.